Na Pesquisa Abrappe 2025, a acurácia de inventário das farmácias pesquisadas chegou a 97,39%. Parece quase perfeito. Mas um estudo clássico sobre o tema, publicado na revista Management Science, analisou cerca de 370 mil registros de estoque de 37 lojas de um varejista e encontrou 65% deles com erro. As duas medidas não são comparáveis entre si, mas mostram a mesma coisa: o saldo do sistema e o que está na prateleira raramente batem por completo.
A maior parte desses erros é invisível. O sistema diz que há 5 unidades e há 3, ou diz que há 2 e há 4, e ninguém percebe até a contagem. Existe, porém, um erro que o sistema mostra sozinho: o estoque negativo.
Neste artigo você vai ver por que o estoque negativo acontece, por que ele é o sintoma mais visível de um problema maior e por onde começar a correção.
O que os números do mercado ensinam
1. Acurácia alta no total não quer dizer saldo certo no item
Uma acurácia de 97% medida no total pode conviver com muitos itens errados, porque erros para mais e para menos se compensam na soma. Para a reposição, o que importa é o saldo de cada produto em cada loja. É nesse nível que o erro faz estrago.
2. O erro de estoque é a regra, não a exceção
O estudo da Management Science mostra que, mesmo num varejista organizado, a maioria dos registros tinha alguma divergência. Os autores também apontam que práticas de auditoria reduzem o problema e que a complexidade da loja e da distribuição o aumenta. Rede de farmácias, com milhares de itens, várias lojas, CD e transferências, tem todos os ingredientes.
3. O estoque negativo é a ponta visível
Um saldo abaixo de zero é fisicamente impossível. Por isso ele não precisa de contagem para ser descoberto: basta olhar. E, quase sempre, o mesmo erro que deixou um produto negativo deixou outro produto com saldo a mais. O negativo é o sinal de alerta de um processo que está falhando.
Estoque negativo: o conceito em quatro perguntas
O estoque negativo acontece quando o sistema registra mais saídas do que entradas para um produto. Corrigir o saldo resolve o sintoma. Entender a causa resolve o problema. Quatro perguntas organizam o trabalho.
1. Quantos itens estão negativos, e onde?
Antes de corrigir, dimensione: quantos itens, em quais lojas, linhas e categorias. Se o negativo se concentra numa loja, o problema é de processo daquela loja. Se se concentra numa categoria, pode ser cadastro ou código de barras.
2. Tem nota de entrada pendente?
É a causa mais comum. O produto chegou, foi para a gôndola e foi vendido, mas a nota de entrada ainda não foi lançada. Até o lançamento, o sistema registra a venda de um produto que, para ele, não existe. Produto negativo com entrada pendente é cobrança de lançamento de nota, não de contagem.
3. Desde quando o saldo não fecha?
As datas da última entrada e da última venda contam a história. Um item que ficou negativo ontem, logo depois de uma venda, provavelmente espera uma nota. Um item negativo há semanas, sem entrada recente, aponta para outra causa:
- venda registrada com o código de um produto parecido (outra apresentação, outra marca);
- transferência entre lojas enviada, mas não recebida no sistema;
- devolução ou troca lançada errada;
- ajuste de inventário feito no produto errado.
4. Por qual produto começar?
Não pela lista em ordem alfabética. Comece pelos itens de maior demanda, porque são os que mais distorcem a reposição. Um item de alto giro com saldo errado gera sugestão de compra errada todos os dias.
Exemplo hipotético: um produto que vende 10 unidades por dia aparece com saldo de −4. A loja tem, na verdade, 6 unidades na prateleira, porque uma nota de 10 unidades não foi lançada. O sistema calcula a reposição como se faltassem 4 unidades além do zero. Enquanto isso, a mesma nota não lançada deixa o contas a pagar e o custo do produto desatualizados.
Por que isso importa agora
- A reposição depende do saldo. Toda sugestão de compra, todo cálculo de falta e de cobertura parte do estoque do sistema. Saldo errado gera compra errada, com excesso de um lado e ruptura do outro.
- Dado ruim contamina a análise. Indicadores de falta, excesso e venda perdida só são confiáveis se o saldo for confiável. Sem isso, a rede discute o número em vez de discutir a ação.
- As redes estão automatizando decisões. Quanto mais a reposição for automática, mais o erro de saldo se espalha sem ninguém ver.
Estoque negativo é saldo errado, e saldo errado engana a reposição.
Por que a maioria das redes convive com o estoque negativo
- O sistema de gestão (ERP) aceita a venda com saldo zero para não travar o caixa, e o negativo fica lá, esquecido.
- O relatório de negativos, quando existe, é uma lista longa, sem a demanda, sem as entradas pendentes e sem as datas que ajudariam a achar a causa.
- A correção vira um ajuste no inventário, que zera o sintoma e deixa a causa intacta.
O resultado é o mesmo item ficando negativo de novo no mês seguinte, na mesma loja, pelo mesmo motivo.
Como a MySeer entrega essa visão
A MySeer transforma o estoque negativo numa lista de trabalho com prioridade:
- Todos os itens negativos da rede numa tela. Por linha de produto, por categoria e por loja, para ver onde o problema se concentra.
- Pistas da causa. Para cada produto, as entradas pendentes (pedido e nota) e há quantos dias estão pendentes.
- A história do saldo. A data da última entrada e da última venda de cada item.
- Prioridade pela demanda. A demanda de cada produto ao lado do saldo negativo, para começar pelos que mais distorcem a reposição.
- Dado com data. A data e a hora da última atualização, para saber exatamente de quando é o saldo que está na tela.
E, para ir além, a IRIS, assistente de dados da MySeer, resume o estoque negativo da rede e indica por quais lojas, linhas e produtos começar.
A rede deixa de perguntar "por que o estoque não bate?" e passa a perguntar "qual processo deixou este saldo errado?".
O saldo certo é a base de toda a gestão de estoque: veja como a venda perdida depende de um estoque confiável e como priorizar a reposição.
Cinco perguntas para a próxima reunião de estoque
- Quantos itens estão com estoque negativo hoje, e em quais lojas?
- Quantos desses itens têm nota de entrada pendente?
- Quais itens negativos são de alta demanda?
- Os mesmos itens voltam a ficar negativos todo mês?
- Quem é responsável por tratar o negativo em cada loja, e em quanto tempo?
Se a resposta da quarta pergunta for "sim", a rede está corrigindo o saldo e deixando a causa no lugar.
Perguntas frequentes
O que é estoque negativo?
É quando o sistema mostra um saldo abaixo de zero para um produto, como se a loja tivesse vendido mais do que recebeu. Fisicamente isso é impossível, então o estoque negativo é sempre sinal de que algum registro está errado ou atrasado.
Por que o estoque fica negativo?
As causas mais comuns são nota de entrada lançada depois da venda, venda registrada com o código de outro produto, transferência entre lojas que não foi recebida no sistema, devolução lançada errada e ajuste de inventário malfeito.
Qual o problema de ter estoque negativo?
O saldo errado engana a reposição. O sistema calcula a necessidade de compra com base num estoque que não existe, e a falta e a cobertura do produto deixam de ser confiáveis. Além disso, o erro costuma ter um par, um saldo positivo errado em outro produto, que não aparece.
Como corrigir o estoque negativo?
Comece pelos produtos de maior demanda, que mais distorcem a reposição. Verifique primeiro se há nota de entrada pendente, depois confira as últimas vendas e transferências e, se necessário, faça a contagem física e o ajuste no sistema de gestão.
Estoque negativo é a mesma coisa que estoque fantasma?
Não, são os dois lados do mesmo problema. No estoque negativo, o sistema mostra menos do que existe. No estoque fantasma, o sistema mostra um produto que não está na prateleira. O negativo aparece sozinho; o fantasma só aparece na contagem.
Fontes
- Abradilan. Farmácias perdem até R$ 1,4 bi por ano com medicamentos vencidos; veja soluções. 1º set. 2026. Dados da Pesquisa Abrappe 2025.
- DeHoratius, N.; Raman, A. Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis. Management Science, v. 54, n. 4, p. 627–641, 2008.
Cofundador e Diretor de Operações da MySeer, Felipe Abbdia atua há 10 anos no segmento farmacêutico e é especialista em arquitetura de dados e tecnologia. Responde pela operação da MySeer e pela estrutura que transforma os dados das redes de farmácias em informação confiável para a tomada de decisão.
